Hvordan skape en inkluderende organisasjonskultur?

Ønsk velkommen!

Det første møtet med organisasjonen kan være avgjørende for om en person ønsker å melde seg inn. Gi det nye medlemmet oppmerksomhet og fortell litt om organisasjonens aktiviteter slik at personen føler seg velkommen. Dersom dere får et medlem med funksjonsnedsettelser eller kroniske sykdommer, kan dere lese tilretteleggingstips for mange ulike diagnoser på www.inkluderingsveileder.no.

• Tips: lag rutiner for hvordan dere tar i mot nye medlemmer

Vær forsiktige med intern humor

Etter å ha har vært med i en organisasjon i lengre tid får man ofte et sett av referanserammer basert på tidligere opplevelser, arrangementer og hendelser. Dette fører ofte til en felles forståelse mellom medlemmer som har vært lenge med i organisasjonen, og kan virke ekskluderende på nye medlemmer som ikke alltid forstår hva de andre snakker om. Forsøk derfor å unngå utstrakt bruk av intern humor og referanse til steder og hendelser ikke alle kjenner til. I den grad dette brukes, er det fint om man forklarer for de nye medlemmene, slik at alle kan bli inkludert i det som blir sagt.

• Tips: Ta dere tid til å forklare interne referanser for nye medlemmer

• Forsøk å skape en organisasjonskultur som gjør det lett for nye medlemmer å komme inn og delta

Sørg for god møtekultur

Det er en stor fordel om rammene for møter er lagt opp på en slik måte at det blir enkelt for alle å delta. Det kan være lurt å sette opp noen retningslinjer for møtevirksomhet og være konsekvente i forhold til de reglene som dere blir enige om. Bruk ordstyrer og talelister, og sørg for at alle som ønsker det får mulighet til å uttale seg. Ha hemmelige avstemninger når det er nødvendig, for eksempel ved personvalg. I debatter og diskusjoner kan det være en god idé å ha samtaler i mindre grupper før det aktuelle temaet diskuteres i plenum. Dette kan motvirke at et fåtall av deltakerne dominerer diskusjonen, mens andre ikke tør å ta ordet.

Ingenting kan være mer slitsomt og frustrerende enn evigvarende diskusjoner som trekker ut i det uendelige. En god tommelfingerregel er derfor å alltid ha en 5-10 minutters pause hvert 45 minutt. Bruk gjerne stoppeklokke! Det er lett å glemme tida, særlig hvis man er engasjert. Ha gjerne en ”pauseansvarlig”, som får til oppgave å sørge for at pausene blir overholdt. Svært mange diagnosegrupper har behov for jevnlige, korte pauser under møtevirksomhet. I tillegg har forskning vist at de aller færreste er i stand til å konsentrere seg i mer enn 45 minutter av gangen.

• Tips: Sett opp et rammeverk for gjennomføring av møter, diskusjoner og avstemninger, og vær konsekvente i forhold til det dere blir enige om.

• Ha mindre gruppediskusjoner i forkant av en debatt.

• 5-10 min pauser hvert 45 min.

Gi ros!

Når noen gjør noe positivt eller lykkes med noe, er det veldig hyggelig å gi vedkommende positiv oppmerksomhet for dette. Å gi ros er et like effektivt og viktig virkemiddel ovenfor medlemmer med sosiale samhandlingsvansker, som for et styremedlem som utstråler stor trygghet og selvsikkerhet. Det er lett å tro at de som framstår som sterke og uovervinnelige ikke har behov for anerkjennelse. Slik er det ikke! Alle trenger ros, og alle har glede av å føre seg verdsatt for den man er og det man gjør. Ofte oppfattes irettesettelser og ”tips til hva som kan gjøres bedre neste gang” som viktigere enn rosen. Slik er det ikke alltid. Det man ikke får positiv oppmerksomhet for, vil man ofte slutte å gjøre etter en tid. Ved å gi ros kan man bidra til å forsterke den adferden og de initiativene man ønsker å se mer av. Slik kan man også skape en mer inkluderende organisasjonskultur, der medlemmene føler seg sett og tatt vare på.

• Tips: Ikke undervurder effekten av ros!

Gi tillitt!

Det å lykkes med noe kan skape mestringsfølelse og selvtillit. Samtidig har selvtillitt og selvbilde stor betydning for om man lykkes med det man ønsker. Hva hver enkelt av oss er i stand til å mestre, henger derfor tett sammen med hva vi selv tror vi kan klare og ikke. Å gi ros er en måte å bygge opp andres selvtillitt på. En annen metode er å gi andre tillitt og ansvar, som igjen kan gi mestringsfølelse når man lykkes med å gjennomføre oppgaven man er satt til. Dette bør skje gradvis. En person med lite erfaring bør til å begynne med få oppgaver som ikke er alt for krevende. Når vedkommende opplever å lykkes med dette, kan han eller hun etter hvert tildeles oppgaver med noe større ansvar. Slik kan man bygge opp den enkeltes selvbilde, erfaring og kompetanse, samtidig som man får dyktige medlemmer som kan bidra positivt ovenfor organisasjonen.

• Tips: husk å gi alle ansvar!

Fordeling av oppgaver og ansvar

I mange organisasjoner og grupper blir det fort et problem at noen få ildsjeler ”drar lasset”, mens andre medlemmer i stor grad forholder seg passive. Det kan være mange grunner til dette, og ofte er det ikke så lett å få oversikt over årsakene. I mange tilfeller føler idsjelene at de må gjøre alt, ”hvis ikke er det ingen andre som gjør det”, eller de tenker kanskje at de andre ikke vil gjøre det bra nok. De passive medlemmene kan på sin side ofte føle at ildsjelene tar over hele styringa, og reagerer dermed med passivitet. Kanskje tenker de også at de ville deltatt i større grad dersom de hadde fått sjansen?

I slike situasjoner bør man forsøke å fordele oppgavene på flest mulig personer. Ildsjelene har et spesielt ansvar for å ikke påta seg for mye, og de må tåle at ikke alt blir perfekt til enhver tid. Samtidig må de passive må lære seg å ta initiativ og å delta i større grad. Ved å jobbe for en jevnere fordeling av oppgaver, er man samtidig med på å utdanne flere medlemmer til å bli dyktige bærere av organisasjonen. En bred deltakelse har stor betydning for miljø og organisasjonskultur, samtidig som man bidrar til å sikre organisasjonen bedre for framtida.

• Tips: Med god planlegging trenger det ikke bli mer søl selv om man har mange kokker

Lykke til!